Khi tôi đặt câu hỏi này trong hoạt động khảo sát của tôi với gần 100 nhà quản lý khác nhau, những nhà quản lý có nhiều kinh nghiệm lại có vẻ khó đưa ra câu trả lời hơn, trong khi những nhà quản lý ít kinh nghiệm lại nhanh chóng có câu trả lời ngay. Có lẽ càng đi sâu trong vai trò quản lý thì các nhà quản lý càng khám phá thêm được những khía cạnh sâu sắc của công việc quản lý, sâu sắc đến mức khó có thể diễn đạt hết trong một vài câu.
Bản thân tôi, phải sau vài năm làm việc ở vị trí quản lý tôi mới thực sự nghiêm túc suy nghĩ về câu hỏi này. Lúc đó tôi mới thực sự nghiên cứu để tìm kiếm một câu trả lời thích đáng và vẫn tiếp tục suy ngẫm cho đến tận bây giờ. Để trả lời câu hỏi này một cách đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu thì quả thực là rất khó.
Trong tiếng Việt, “Management” có thể dịch là “Quản lý”, “Quản trị”; “Manager” có thể dịch là “Nhà quản lý”, “Nhà quản trị”. Để không bị sa đà tranh luận về từ ngữ, tôi xin phép sử dụng khái niệm “Management” và “Manager” trong tiếng Anh.
Trong bài viết này tôi sẽ chia sẻ ngắn gọn 2 góc nhìn của tôi về Management:
- Management trong Tổ chức, Doanh nghiệp
- Management trong Cuộc sống.
Management trong Tổ chức, Doanh nghiệp
Peter Druker được xem là cha đẻ của ngành quản trị kinh doanh hiện đại (The modern business operation), trong cuốn Management (Tái bản 2008), ông nói rằng “Nếu không tồn tại tổ chức thì sẽ không có Management. Nhưng nếu không có Management thì tổ chức sẽ giống một băng đảng hơn”. Ông nhấn mạnh tầm quan trọng của Management trong bất kỳ một tổ chức nào.
Những tổ chức là một thành phần quan trọng của xã hội, chúng đóng góp vào sự phát triển của xã hội. Tuy nhiên khi một tổ chức phát triển đến một mức nhất định, nó buộc phải “tiến hoá” nếu muốn tiếp tục duy trì sự đóng góp đó.
Peter Drucker lấy hình ảnh loài Côn trùng vỏ cứng và hình ảnh loại Động vật có xương sống để ẩn dụ về sự phát triển của một tổ chức. Kích thước tối đa của một con côn trùng chỉ có thể tính bằng Xen-ti-mét. Nếu muốn lớn hơn, nó cần có xương sống giống như động vật. Các tổ chức phát triển đến một mức độ nhất định thì buộc phải có “Management”, nó giống như xương sống giúp tổ chức đó tồn tại và phát triển tương xứng với quy mô của nó.
Trong cuốn The Essential Drucker, Peter Drucker viết rằng, nhiệm vụ nền tảng nhất của Management là: “khiến cho con người có năng lực kết hợp với nhau cùng tạo ra giá trị thông qua mục tiêu chung, giá trị chung, cơ cấu tổ chức, cung cấp sự huấn luyện và phát triển họ cần để có thể thực hiện công việc và thích ứng với sự thay đổi. Nhiệm vụ nền tảng này cho đến nay vẫn còn đúng, tuy nhiên tính chất thay đổi bởi vì trước đây lực lượng lao động là những người không có kỹ năng, còn bây giờ lực lượng lao động là những người có hiểu biết và kỹ năng rất cao“.
Vào những năm 1850 thì khái niệm “Management” vẫn còn xa lạ và chưa được biết đến. Thế nhưng chỉ gần 150 năm sau đó, Management đã thay đổi hoàn toàn nền kinh tế, xã hội của nhiều quốc gia phát triển trên thế giới.
Trong thời kỳ Chiến tranh thế giới thứ nhất (1914-1918), một vài nhà tư tưởng đã thừa nhận sự xuất hiện của Management nhưng chỉ có vài người biết phải làm gì, kể cả ở những cường quốc. Với nhu cầu biến một lượng lớn những người không có kỹ năng trở thành những công nhân có năng suất, những doanh nghiệp ở Mỹ đã bắt đầu áp dụng lý thuyết khoa học quản trị được phát triển bởi Frederick W. Taylor trong giai đoạn 1885 đến 1910 vào huấn luyện có hệ thống cho các công nhân trên diện rộng. Họ phân tích các công việc, chia nhỏ chúng thành những công việc đơn giản, có thể dễ dàng học được.
Những ảnh hưởng lớn của Management tiếp tục xuất hiện trong giai đoạn Chiến tranh thế giới thứ hai. Peter Drucker cho rằng, quân đồng minh dành chiến thắng là nhờ Management. Khi ấy, Mỹ là nước có lượng công nhân bằng tổng 1/5 tổng dân số của những nước tham chiến, họ sản xuất ra nhiều vật liệu phục vụ chiến tranh hơn tất cả các nước khác gộp lại. Làm thế nào họ có thể tổ chức sản xuất với một nguồn nhân lực đông đảo và hiệu suất cao như vậy?, đó là nhờ Management.
Sau Chiến tranh thế giới thứ hai, Management không chỉ là “đặc sản” trong doanh nghiệp nữa mà được áp dụng trong bất kỳ tổ chức nào cần đến sự kết hợp giữa người-người. Ví dụ: Bệnh viện, trường học, nhà thờ, cơ quan dịch vụ xã hội, … Mặc dù trong một số tổ chức họ không sử dụng khái niệm Management và Manager, ví dụ: Trong trường học, bệnh viện có vai trò Administrators; trong quân đội có vai trò Commanders; tuy nhiên trong tất cả các tổ chức này đều tồn tại chức năng Management.
Management tạo điều kiện (enable) giúp các tổ chức có thể đóng góp nhiều hơn, bền vững hơn cho xã hội. Management dần dần trở thành một chức năng mới của xã hội (a new social function).
Theo đó, trách nhiệm giải trình lớn nhất của Management chính là hiệu suất (performance). Nhưng câu hỏi tiếp theo là: Làm thế nào để định nghĩa hiệu suất? Làm thế nào để đo đếm nó? Làm thế nào để thực thi và củng cố nó? Và ai là người phải chịu trách nhiệm giải trình về Management? Bản thân những câu hỏi này cũng chính là thước đo của sự thành công và tầm quan trọng của Management. Và đây là lúc cần đến sự xuất hiện của vai trò Manager, họ là người chịu trách nhiệm về kết quả của các hoạt động Management. Mọi thành quả của Management là thành quả của Manager, mọi thất bại của Management cũng là thất bại của Manager.
Như vậy chúng ta có thể hiểu Management là các hoạt động kết hợp năng lực của con người và vận dụng những nguồn lực có thể có để đạt được mục tiêu của tổ chức một cách tối ưu. Vai trò chịu trách nhiệm thực hiện những hoạt động này gọi là Manager.
Nếu xét về nhiệm vụ của Management thì từ khi khởi nguyên cho đến bây giờ không có sự thay đổi, tuy nhiên tính chất công việc của Management có phần thay đổi bởi vì tính chất của con người trước đây và bây giờ đã khác nhau – lực lượng lao động trong thời đại hiện tại là những con người có hiểu biết và kỹ năng chuyên môn cao hơn rất nhiều so với trước đây, bên cạnh bối cảnh bên ngoài cũng có sự thay đổi. Đó cũng là lí do vì sao việc xuất hiện thêm những cách tiếp cận khác nhau trong Management là nhu cầu thiết yếu, một số cách tiếp cận có thể kể đến như: Servant Management, Agile Management, Amoeba Management, …
Để đào sâu thêm, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết:
- Manager là ai? Manager làm gì?
- Manager giống và khác Leader như thế nào?
- Những nguyên tắc Management của Peter Drucker
Management trong Cuộc sống
Trong cuộc sống, ai ai cũng mong cầu một cuộc sống “tốt đẹp” (“tốt đẹp” theo định nghĩa của mỗi người), mỗi người sẽ lựa chọn những cách thức khác nhau để hướng đến điều đó. Tuy nhiên, dù chúng ta có lựa chọn con đường nào, cách thức nào thì sâu thẳm bên trong chúng ta cũng luôn tồn lại rất nhiều những “dự định”, “mục tiêu”, “hoài bão”, trong khi thời gian, sức khoẻ là hữu hạn. Bởi vì như vậy, tạm không bàn về sự “may mắn”, để có thể đạt được những mục tiêu đã đặt ra, chúng ta cần khéo léo sắp xếp những nguồn lực chúng ta có, đó có thể là: thời gian, sức khoẻ, tiền bạc, mối quan hệ, … Thậm chí chúng ta cũng cần hoạch định sự phát triển của chính mình.
“Tu thân, Tề gia, Trị quốc, Bình thiên hạ”
Khổng Tử
Với những ai có hoài bão lớn, muốn thay đổi thế giới, thì vai trò của Management đối với họ lại càng quan trọng. Để quản lý được những vấn đề lớn lao thì trước hết chúng ta cần có năng lực tự quản lý bản thân trước, cao hơn là quản lý gia đình, rồi mới đến công ty, tổ chức, xã hội ..
Management phản ánh trong cách chúng ta rèn luyện bản thân.
- Cách chúng ta suy nghĩ
- Cách chúng ta ăn nói
- Cách chúng ta phát triển bản thân
Management phản ánh trong cách chúng ta vận hành gia đình.
- Cách chúng đối xử với bố mẹ, con cái, vợ chồng
- Cách chúng ta gắn kết các mối quan hệ
- Cách chúng ta dẫn dắt sự phát triển của gia đình
…
Chúng ta có thể hiểu, Management là những hoạt động mà thông qua đó chúng ta tận dụng được những nguồn lực có thể có một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu.
- Nguồn lực ở đây có thể là: con người, sức khoẻ, thời gian, tiền bạc, mối quan hệ, năng lực bản thân, …
- Mục tiêu ở đây có thể là: mục tiêu của cá nhân, gia đình hoặc tổ chức, …
(Tạm không bàn đến khía cạnh đạo đức).
Có thể nói, Management phản ánh trong cách chúng ta sống, cách chúng ta làm mọi việc. Tôi cho rằng, mọi công việc trong cuộc sống đều hàm chứa chức năng Management, và mỗi người nên đóng vai trò của một Manager. Trước hết là Manager cho chính bản thân mình, Manager trong gia đình, Manager trong các mối quan hệ của mình.
Nếu bạn có năng lực Management tốt thì cuộc sống sẽ giống như một “cuộc dạo chơi”, ngược lại nếu thiếu Management thì rất có thể cuộc sống của bạn sẽ giống như một “canh bạc”.
Toàn Nguyễn
Là một Quản lý, cũng như nghiên cứu về công việc Quản lý, tôi đã áp dụng các tư tưởng, phương pháp Quản lý/Quản trị vào cuộc sống của mình và nhận được những kết quả vô cùng tích cực. Bạn có thể tìm hiểu thêm thông qua bài viết “Áp dụng các nguyên tắc Management vào cuộc sống như thế nào?”.
Lời kết
Phần lớn mọi người đều hình dung Management là một điều gì đó rất “học thuật”, nhưng thực tế nó lại xuất hiện khắp nơi trong cuộc sống hằng ngày của chúng ta. Management giúp chúng ta sống và làm việc hiệu quả hơn.
Nếu bạn chưa từng nghiên cứu một phương pháp Management nào, bạn có thể bắt đầu với những kỹ thuật cơ bản như:
- Thiết lập mục tiêu SMART
- Xác định ưu tiên với Ma trận Eisenhower
- Quản lý năng lượng với Pomodoro
- Quản lý công việc với bảng Kanban
Tin tôi đi, chỉ cần áp dụng và thực hành một số nguyên tắc và kỹ thuật Management, bạn sẽ trở nên tự do và hiệu quả hơn gấp nhiều lần.