Tối ưu sự hiệu quả với Ma trận Eisenhower

Mỗi người đều chỉ có 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần – nguồn lực về thời gian của mỗi người là tương đương nhau, bởi vì như vậy, có thể nói rằng sự thành công và viên mãn trong cuộc sống của mỗi người phụ thuộc rất nhiều vào cách sử dụng thời gian của người đó.

Trong bài viết Đừng cố gắng quản lý thời gian, tôi đã chia sẻ tổng quan về những nguyên lý cốt yếu của việc “Quản lý thời gian”. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào một kỹ thuật vô cùng đơn giản nhưng hiệu quả, đó là: Ma trận Eisenhower.

Dwight Eisenhower

Ma trận Eisenhower được đặt tên theo tên của người sáng tạo ra nó, đó là Dwight Eisenhower.

Dwight Eisenhower là tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ trong 2 nhiệm kỳ từ 1953 đến 1961. Trong thời gian tại nhiệm, ông đã khởi động rất nhiều dự án mang tầm quốc tế như: Hệ thống xa lộ liên bang Hoa Kỳ (Interstate Highway System), Internet (DARPA), khám phá vũ trụ (NASA), đạo luật Năng lượng nguyên tử (Atomic Energy Act).

Có thể nói Eisenhower đã sống một cuộc đời vô cùng “hiệu quả”. Ông có năng lực duy trì sự hiệu quả của mình không chỉ trong vài tuần, vài tháng, mà thậm chí cả một thập kỷ. Đó cũng là lí do vì sao mà phương pháp quản lý thời gian và công việc của ông lại được nghiên cứu và sử dụng bởi rất nhiều người, thậm chí được đưa vào giảng dạy tại các trường đại học hàng đầu tại Mỹ.

Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower giúp chúng ta hoạch định chiến lược thực hiện các dự định, công việc của mình bằng cách chia chúng vào 4 nhóm:

  • Quan trọngCấp bách: Bạn cần thực hiện ngay
  • Quan trọng nhưng CHƯA Cấp bách: Bạn cần có kế hoạch để thực hiện
  • KHÔNG Quan trọng nhưng Cấp bách: Bạn có thể giao cho ai đó thay vì tự làm
  • KHÔNG Quan trọng và cũng KHÔNG Cấp bách: Bạn sẽ loại bỏ chúng

Điều tuyệt vời của Ma trận Eisenhower đó là nó đủ đơn giản để bạn có thể áp dụng vào bất kỳ khung thời gian nào, bạn có thể tự hỏi mình:

  • Tôi nên sử dụng thời gian của tôi thế nào trong một ngày?
  • Tôi nên sử dụng thời gian của tôi thế nào trong một tuần?
  • Tôi nên sử dụng thời gian của tôi thế nào trong một năm?

Sự khác biệt giữa “Quan trọng” và “Cấp bách”

“Cấp bách” là những điều bạn cảm thấy bạn cần phải “phản hồi ngay”, ví dụ: Trả lời email, trả lời điện thoại, tin nhắn, .., những công việc đến hạn chót.

“Quan trọng” là những điều ảnh hưởng lớn đến cuộc sống, công việc của bạn. Chính vì như vậy, chúng thường là những dự định trong trung hạn và dài hạn.

Những việc Quan trọng để lâu ngày có thể tạo ra nhiều việc Cấp bách nhưng ít Quan trọng.

Ví dụ: Xe máy cần bảo dưỡng định kỳ, tuy nhiên vì không có kế hoạch cho việc đó nên đến một ngày đẹp trời nó lăn quay ra không nổ máy được. Vậy là chúng ta lại mất vài tiếng đồng hồ để sửa xe.

“Điều Quan trọng thường ít khi Cấp bách, điều Cấp bách thì thường ít khi Quan trọng”

Dwight Eisenhower

Hãy thử lập Ma trận Eisenhower, nếu phần lớn công việc của bạn nằm ở ô “Cấp bách”, đây là một dấu hiệu cảnh báo cho thấy bạn đang thiếu những kế hoạch dài hạn cho cuộc sống và công việc của mình.

Hãy “loại bỏ” trước khi “tối ưu”

Về mặt cảm xúc, con người khá “tham lam”, chúng ta cảm thấy không ổn khi phải bỏ bớt công việc ra khỏi danh sách, như thể chúng ta sẽ mất đi một cơ hội gì đó. Đó là một cái bẫy khiến chúng ta ôm đồm quá nhiều việc trong cùng một thời điểm. Chúng ta thường tự nhủ “mình chỉ cần thêm một vài giờ nữa cho việc này”.

Thay vào đó, hãy thường xuyên nghiêm túc tự hỏi “Tôi có thực sự cần thực hiện điều này không?”, “Nó có thực sự đóng góp vào cuộc sống, công việc, sứ mệnh của tôi không?”.

Hãy nhớ rằng “Lựa chọn đúng quan trọng hơn nỗ lực”.

“Bận rộn là một dạng lười biếng – lười biếng suy nghĩ và hành động bừa bãi”

Tim Ferris

Trong cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ”, tác giả Tim Ferris nói rằng “Bận rộn là một dạng lười biếng – lười biếng suy nghĩ và hành động bừa bãi”. Thật vậy, nếu chúng ta dành thời gian suy nghĩ kỹ lưỡng hơn, có lẽ chúng ta sẽ có những lựa chọn sáng suốt hơn thay vì chỉ “làm làm và làm”.

Kết

Chắc chắn rằng Ma trận Eisenhower không hẳn là hoàn hảo, nó chỉ giúp chúng ta tự vấn, định hình và sắp xếp lại công việc, còn chất lượng của sự sắp xếp đó hoàn toàn phụ thuộc vào chúng ta. Cũng giống như một giá sách, chúng ta đặt những cuốn sách nào vào, đặt chúng như thế nào đó là quyền của chúng ta.

Điều tuyệt vời là Ma trận Eisenhower ép chúng ta phải nghiêm túc đối diện và liên tục trả lời một câu hỏi khó “Điều gì thực sự là quan trọng đối với bạn?”.

PS: Hãy đọc thêm bài viết Học từ sách: Làm điều quan trọng (John Doerr & Larry Page) để có thêm góc nhìn trong việc hoạch định mục tiêu bạn nhé.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.