Về tác giả
John Doerr là một nhà đầu tư người Mỹ, ông giữ vai trò đồng chủ tịch của RAIN Group. John Doerr cũng được biết đến như một chuyên gia trong lĩnh vực quản lý điều hành cấp cao, phát triển kinh doanh và tiếp thị, cũng như phát triển sản phẩm và dịch vụ.
Đồng tác giả Larry Page là một nhà khoa học máy tính và một doanh nhân người Mỹ. Ông đã cùng với Sergey Bin tạo ra công cụ tìm kiếm trực tuyến nổi tiếng nhất thế giới – Google.
Về sách
Làm Điều Quan Trọng có tên tiếng Anh là “Measure What Matters”. Có thể nói đây là cuốn sách đầu tiên viết về hệ thống quản trị mục tiêu OKRs (Objectives and Key Results) được dịch sang tiếng Việt.
Tác giả John Doerr có ý tưởng về OKRs từ khi còn làm việc tại Intel, ông kế thừa từ Andy Grove – chủ tịch của Intel. Intel đã bắt đầu áp dụng những nguyên lý nền tảng của OKRs từ năm 1971. Andy Grove đã kế thừa và phát triển các nguyên lý này từ Peter Drucker – người được mệnh danh là cha đẻ của ngành quản trị kinh doanh hiện đại.
Làm Điều Quan Trọng mang đến một góc nhìn rõ nét về các nguyên lý nền tảng của OKRs – những nguyên lý mà tác giả chứng minh rằng chúng đã giúp những công ty lớn như Google, Bono và Gates Foundation tạo nên sự tăng trưởng bùng nổ.
Có thể nói Làm Điều Quan Trọng là cuốn sách “buộc phải đọc” đối với bất kỳ nhà Quản lý nào. Tác giả viết rất kỹ về những nguyên lý của OKRs, thậm chí đưa ra những ví dụ cụ thể. Tuy nhiên, dưới đây là 03 bài học quan trọng nhất mà tôi cho rằng dù là bất kỳ ai cũng nên tham khảo, 3 bài học này có thể áp dụng được trong cả cuộc sống lẫn công việc quản lý. Không chỉ dành cho các tổ chức và doanh nghiệp, OKRs cũng có thể giúp mỗi cá nhân tạo ra sự phát triển vượt bậc thông qua việc đặt mục tiêu và theo đuổi chúng.
Bài học #1: Cần có đích đến “đáng để đi” và cách thức để chắc rằng bạn đang tiến đến đó
Cần có đích đến
Hãy hình dung thế này, nếu tôi cho bạn chọn giữa 3 loại phương tiện sau để đi đến một nơi, bạn sẽ chọn cái nào? Xe máy, Ô tô hay Máy bay?
Thực ra trước khi lựa chọn chúng ta cần biết chúng ta sẽ đi đến đâu?
Một điểm đến đông đúc trong nội thành thì “xe máy” có lẽ là một lựa chọn tốt. Nhưng một điểm đến cách chúng ta cả ngàn cây số thì hiển nhiên “máy bay” là cần thiết.
Việc xác định một đích đến là vô cùng quan trọng, nó sẽ định hướng hành động và cho chúng ta căn cứ để chuẩn bị nguồn lực phù hợp.
Đích đến phải đủ tầm quan trọng
Một người bạn của tôi đặt mục tiêu là “Giảm 10 cân”, sau 1 tháng mục tiêu đó thất bại. Cô ấy lại tiếp tục đặt mục tiêu “Giảm 5 cân” – lần này giảm kỳ vọng, thế nhưng kết quả vẫn thất bại. Cô vẫn không thể vượt qua được “cám dỗ” của những món ngon và không thể tập luyện đều đặn.
Tôi hỏi cô ấy: “Điều gì khiến bạn muốn giảm cân?”. Cô ấy trả lời: “Mình muốn có dáng đẹp”.
Tôi tiếp tục hỏi: “Điều gì khiến bạn muốn có dáng đẹp?”. Cô ấy ngập ngừng và trả lời: “Thì mình chỉ muốn có dáng đẹp thôi, phụ nữ mà, ..”.
Các bạn bắt đầu hình dung lí do vì sao cô bạn tôi lại không thể đạt được mục tiêu rồi chứ? Đơn giản vì mục tiêu đó có lẽ chưa đủ “tầm quan trọng” – một mục tiêu có phần mơ hồ.
Phải có cách để đo đếm tiến trình đi đến đích
Quay lại với câu chuyện giảm cân phía trên. Sau khi khai thác một hồi thì tôi tìm ra lí do mà cô ấy muốn giảm cân là vì 2 tháng nữa sẽ có một đám cưới của em họ của chồng cô ấy, cô ấy biết rằng đám cưới đó sẽ xuất hiện “người yêu cũ” của chồng cô ấy – là bạn của cô dâu. Và tất nhiên cô ấy không muốn xuất hiện với dáng vẻ của một người phụ nữ mới sinh.
Trao đổi thêm một chút và cô ấy quyết định đặt mục tiêu là “Tự tin mặc váy trong đám cưới của em họ”. Mục tiêu có vẻ rõ ràng hơn và đủ khơi gợi cảm hứng cho cô ấy.
Thế nhưng làm thế nào để cô ấy biết rằng cô ấy đang tiến gần hơn đến mục tiêu đó? Nếu hằng ngày chỉ ngồi tưởng tượng về mục tiêu đó và “không làm gì cả” thì chắc chắn điều đó sẽ không bao giờ thành hiện thực.
Tôi tiếp tục giúp cô ấy xác định rõ các “kết quả then chốt” cần đạt được trong vòng 2 tháng tới, đây được xem là các chỉ số giúp cô ấy theo dõi sự tiến bộ của mình mỗi ngày:
- Đọc 2 cuốn sách về giảm cân
- Chạy 50 cây số (trung bình mỗi ngày 1 km)
- Ăn 3 suất rau mỗi ngày
- Kiêng đồ ngọt và tinh bột
Với cách đặt mục tiêu rõ ràng như vậy, chồng và mẹ cô ấy cũng dễ dàng đóng góp vào công cuộc “giảm cân” của cô ấy, chồng đi chạy cùng cô mỗi ngày, còn mẹ cô ấy thì đi chợ phù hợp với thực đơn của cô.
OKRs giúp chúng ta định hình mục tiêu của mình một cách rõ ràng với một cấu trúc bao gồm 2 thành phần chính:
- O – Objectives: Mục tiêu – nơi bạn muốn đến
- KRs – Key Results: Những kết quả then chốt – cách giúp bạn đo đếm bạn còn cách đích bao xa
Trong ví dụ trên:
- O: Tự tin mặc váy trong đám cưới của em họ
- KR1: Đọc 2 cuốn sách về giảm cân
- KR2: Chạy 50 cây số
- KR3: Ăn 3 suất rau mỗi ngày
- KR4: Kiêng đồ ngọt và tinh bột
Bài học #2: Kỷ luật bám sát và thích nghi trong quá trình tiến đến đích
Việc đặt ra mục tiêu và bám sát hằng ngày có vẻ sẽ dễ hơn với một cá nhân, tuy nhiên khi làm việc trong một nhóm thì việc này lại trở nên khó khăn vô cùng nếu như không xác lập một cách thức thực hiện cụ thể. Khi phát sinh vấn đề thì “cha chung không ai khóc”, tâm lý đổ lỗi hoặc ngại chỉ ra những vấn đề vì sợ ảnh hưởng đến mối quan hệ – những vấn đề này đều đến từ sự thiếu minh bạch, thiếu đồng bộ.
Khi nhóm đã có mục tiêu rõ ràng rồi, nhóm của bạn cần tiếp tục trả lời những câu hỏi sau:
- “Các thành viên trong nhóm sẽ cộng tác với nhau như thế nào?”
- “Ai chịu trách nhiệm giải trình về kết quả nào?”
- “Khi nào thì chúng ta sẽ cùng nhau rà soát các kết quả?”.
Với mỗi một kết quả then chốt chỉ nên có một người duy nhất chịu trách nhiệm giải trình.
Việc rà soát cũng nên được diễn ra định kỳ hằng tuần trong một phiên họp với một lịch trình cụ thể để ai cũng có trách nhiệm lên tiếng giải trình cũng như đóng góp ý tưởng cải tiến.
Có bốn cách để cân nhắc điều chỉnh mục tiêu: Tiếp tục, Cập nhật, Bắt đầu, Dừng lại.
Tiếp tục là kết quả thường gặp nhất của một phiên đánh giá, tuỳ chọn này có nghĩa là con đường đi đến mục tiêu của bạn vẫn đang suôn sẻ, đúng hướng. Tuy nhiên đôi khi những yếu tố phát sinh khiến bạn khó đạt được mục tiêu và bạn cần phải cập nhật lại mục tiêu. Trong một số trường hợp bạn có thể hoàn thành một mục tiêu và muốn bắt đầu thực hiện một mục tiêu khác. Và nếu bạn thấy rằng kế hoạch của mình không khả thi, và bạn nhận ra rằng bạn sẽ không đạt được mục tiêu, đừng ngần ngại dừng lại.
Bài học #3: Hãy nhắm tới những mục tiêu khiến bạn vượt qua giới hạn bản thân
Năm 1969, lần đầu tiên loài người đặt chân lên mặt trăng. Đó là một mục tiêu tưởng chừng như không thể đạt được nhưng NASA lại dám đặt ra mục tiêu đó – và chính nó đã đưa NASA ghi tên vào lịch sử của nhân loài.
Có một câu nói rất hay “Hãy nhắm tới mặt trăng. Dù có trượt bạn cũng sẽ hạ cánh giữa những vì sao”. Đây cũng là một tư tưởng quan trọng khi thiết lập mục tiêu.
Hãy xem xét 2 mục tiêu sau:
- Mục tiêu 1: “Tăng thu nhập lên 20 triệu/tháng”
- Mục tiêu 2: “Tăng thu nhập lên 100 triệu/tháng”
Nếu bạn đặt Mục tiêu 1 và kết quả bạn được 25 triệu/tháng, như vậy là bạn vượt mục tiêu, về cảm xúc chắc chắn bạn sẽ rất vui.
Nếu bạn đặt Mục tiêu 2 và kết quả bạn được 30 triệu/tháng, kết quả chỉ bằng 30% so với mục tiêu, chẳng có gì đáng vui nhỉ? Tuy nhiên nếu xét về kết quả thì rõ ràng 30 triệu tốt hơn 25 triệu phải không?
Chúng ta có xu hướng “buồn” khi không đạt được mục tiêu, tuy nhiên tôi cho rằng điều đó không quan trọng bằng việc mục tiêu có giúp chúng ta vượt ra khỏi “vòng tròn thoải mái” và đủ truyền cảm hứng để có thể phát huy hết năng lực và sự sáng tạo hay không.
Tất nhiên, mục tiêu cũng không nên đặt quá “xa vời” đến mức chính bản thân mình còn cảm thấy không khả thi. Hãy tìm kiếm một điểm cân đối giữa tính khả thi và tính thách thức.
Kết
Trước khi đi sâu vào thực hành những gợi ý của tác giả, chúng ta nên nắm rõ những nguyên lý nền tảng mà tác giả muốn truyền đạt trước. Những nguyên lý này khi áp dụng vào cá nhân hay tổ chức đều phù hợp.
Hi vọng những bài học từ cuốn sách sẽ hữu ích trong hành trình của bạn.