Phần lớn công việc tại Google cũng như bất kỳ tổ chức nào thì cũng đều được hoàn thành bởi sự cộng tác Đội nhóm (Teams). Một đội nhóm là nơi hoạt động sản xuất được thực hiện, nơi các ý tưởng đổi mới sáng tạo được hình thành và thử nghiệm, đồng thời là nơi mỗi nhân viên trải nghiệm hầu hết công việc của họ khi làm việc tại một công ty. Nhưng đó cũng là nơi mà các vấn đề cá nhân, vấn đề về sự phù hợp kỹ năng, vấn đề về mục tiêu không rõ ràng… có thể cản trở hiệu suất của nhóm, thậm chí gây ra xích mích trong nhóm.
Sau thành công của nghiên cứu Project Oxygen – dự án giúp Google tìm ra “Điều gì tạo nên một nhà quản lý tuyệt vời?”, những nhà nghiên cứu của Google áp dụng phương pháp tương tự để tìm hiểu bí mật của những đội nhóm hiệu quả tại Google. Dự án có tên là Project Aristotle – như một sự tôn vinh cho câu nói của Aristotle: “The whole is greater than the sum of its parts” (các nhà nghiên cứu của Google tin rằng nhân viên có thể tạo ra nhiều giá trị hơn khi làm việc cùng nhau hơn là làm việc một mình) – mục đích để trả lời câu hỏi: “Điều gì làm nên một nhóm hiệu quả?”.
Vậy thế nào là một đội nhóm? (What is a team?)
Trước khi trả lời câu hỏi “Điều gì làm nên một nhóm hiệu quả?” chúng ta cần trả lời “Một đội nhóm là gì?”.
Khái niệm “đội nhóm” (team) có thể mang nhiều ý nghĩa, tuỳ thuộc vào các khuôn khổ, trạng thái của tổ chức, nhiệm vụ của nhóm, … Nhóm nghiên cứu của Google đã tìm cách phân biệt giữa “nhóm làm việc” (work group) với “đội nhóm” (team) như sau:
- Work group đặc trưng bởi mức độ phụ thuộc lẫn nhau ít hơn. Chúng dựa trên hệ thống phân cấp tổ chức hoặc quản lý. Các Work group có thể gặp nhau định kỳ để nghe và chia sẻ thông tin.
- Team có sự phụ thuộc lẫn nhau rất cao – họ lập kế hoạch làm việc, giải quyết vấn đề, ra quyết định và xem xét tiến độ phục vụ một dự án cụ thể. Các thành viên trong nhóm cần nhau để hoàn thành công việc.
Nhận thấy việc chỉ dựa vào sơ đồ tổ chức thì không đủ, thay vào đó, nhóm nghiên cứu của Google tập trung vào các nhóm có mối quan hệ làm việc thực sự phụ thuộc lẫn nhau, do chính các nhóm đó tự xác định. Các nhóm được nghiên cứu trong dựa án Project Aristotle dao động từ 3 đến 50 cá nhân (với trung bình khoảng 9 thành viên).
Định nghĩa “Sự hiệu quả” (Effectiveness)
Sau khi hiểu được một đội nhóm ở Google được cấu thành như thế nào, những nhà nghiên cứu cần tìm ra cách làm thế nào để đo đếm một cách định lượng sự hiệu quả. Họ ngó đến các yếu tố như các dòng mã lệnh, các lỗi, sự hài lòng của khách hàng, và rất nhiều những yếu tố khác nữa. Nhưng các nhà lãnh đạo của Google – những người ban đầu muốn thúc đẩy đo đếm hiệu quả dựa trên mục tiêu đã nhận ra rằng mọi chỉ số đo đó có thể có sai xót – nhiều dòng mã hơn không hẳn là một điều tốt, và càng nhiều lỗi được sửa nghĩa là càng nhiều lỗi được tạo ra.
Thay vào đó, nhóm quyết định sử dụng kết hợp các đánh giá định tính và các biện pháp định lượng. Với các đánh giá định tính, các nhà nghiên cứu thu thập thông tin đầu vào từ góc độ khác nhau – các giám đốc điều hành, các trưởng nhóm và các thành viên trong nhóm. Mặc dù tất cả họ đều được yêu cầu xếp hạng các đội nhóm trên cùng một thang điểm, nhưng khi được yêu cầu giải thích các xếp hạng của họ thì câu trả lời cho thấy rằng, mỗi người đều tập trung vào các khía cạnh khác nhau khi đánh giá hiệu quả của nhóm.
Các giám đốc điều hành quan tâm nhất đến kết quả (ví dụ: doanh số bán hàng, hoặc ra mắt sản phẩm), nhưng các thành viên trong nhóm nói rằng văn hoá nhóm là thước đo quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả của nhóm. Khái niệm “hiệu quả” của các trưởng nhóm thì lại bao trùm cả bức tranh toàn cảnh lẫn các mối quan tâm của các cá nhân – họ nói rằng sự sở hữu, tầm nhìn và mục tiêu là những thước đo quan trọng nhất.
Dựa trên những thông tin đó, các nhà nghiên cứu quyết định đo lường sự hiệu quả của nhóm theo 4 cách khác nhau:
- Đánh giá của Giám đốc điều hành
- Đánh giá của Trưởng nhóm
- Đánh giá của Thành viên trong nhóm
- Hiệu suất bán hàng so với chỉ tiêu quý
Những đánh giá định tính giúp nắm bắt được sắc thái của kết quả và văn hoá, nhưng mang tính chủ quan cố hữu. Mặt khác, các thước đo định lượng cung cấp các chỉ số cụ thể nhưng lại thiếu sự cân nhắc về tình huống. Tuy nhiên, cả 4 biện pháp đo này kết hợp với nhau đã cho phép các nhà nghiên cứu đi sâu vào định nghĩa toàn diện về sự hiệu quả của đội nhóm tại Google.
Thu thập dữ liệu và đo đếm sự hiệu quả
Dựa trên thông tin được cung cấp từ các giám đốc điều hành trên khắp thế giới, nhóm nghiên cứu xác định được 180 nhóm để tiến hành nghiên cứu (115 nhóm dự án công nghệ và 65 nhóm bán hàng), trong đó có lẫn lộn giữa những nhóm có hiệu suất cao và những nhóm có hiệu suất thấp.
Họ tổ chức hàng trăm cuộc phỏng vấn với các lãnh đạo để tìm hiểu xem họ nghĩ thế nào về sự hiệu quả của một nhóm. Sau đó các nhà nghiên cứu tiến hành phân tích những nội dung khảo sát đã có, trong đó bao gồm hơn 250 bản khảo sát từ hệ thống khảo sát nhân viên hằng năm để tìm kiếm xem những biến số nào liên quan đến sự hiệu quả của một nhóm.
Dưới đây là một vài biến số đã được sử dụng để nghiên cứu và phỏng vấn:
- Động lực nhóm
- Kỹ năng
- Đặc điểm tính cách
- Trí tuệ cảm xúc
Những biến số về nhân khẩu học như cấp độ, địa điểm, .. cũng được thu thập.
Xác định động lực của những nhóm có hiệu quả cao
Với tất cả dữ liệu có được, nhóm nghiên cứu sử dụng những mô hình thống kê để tìm ra yếu tố nào thực sự ảnh hưởng đến hiệu quả của nhóm. Sử dụng hơn 35 mô hình thống kê khác nhau, với hàng trăm biến số, nhóm nghiên cứu đã tìm ra tiêu chí xác định các yếu tố như sau:
- Tác động đến nhiều chỉ số kết quả, cả định tính lẫn định lượng
- Xuất hiện ở các loại nhóm khác nhau trên toàn tổ chức
- Cho thấy ý nghĩa có tính nhất quán, logic
Những nhà nghiên cứu tìm ra rằng, điều thực sự quan trọng phần nhiều không liên quan đến “ai ở trong nhóm”, mà liên quan đến “nhóm làm việc với nhau như thế nào”. Mức độ quan trọng được sắp xếp theo thứ tự sau:
- An toàn tâm lý: Trong một nhóm có sự an toàn tâm lý cao, các thành viên chấp nhận rủi ro với mọi thành viên trong nhóm. Họ cảm thấy tự tin rằng, không ai trong nhóm sẽ chê bai hay trừng phạt khi bất kỳ ai phạm phải sai lầm, hỏi ngu hoặc đưa ra một ý tưởng điên rồ.
- Tính đáng tin cậy: Các thành viên hoàn thành công việc có chất lượng đúng thời hạn (đối lập với việc trốn tránh trách nhiệm)
- Cấu trúc và sự rõ ràng: Sự hiểu biết của mỗi cá nhân về kỳ vọng công việc, quá trình thực hiện những kỳ vọng này, và hậu quả liên quan đến hiệu suất của từng cá nhân trong nhóm. Các mục tiêu có thể đặt ở cấp độ cá nhân hoặc nhóm nhưng phải rất cụ thể, thách thức và có thể đạt được. Google thường xử dụng OKRs để giúp đạt và truyền đặt các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
- Ý nghĩa: Tìm kiếm ý nghĩa trong công việc đối với từng cá nhân cũng như với nhóm. Ý nghĩa cá nhân có thể đa dạng như: đảm bảo tài chính, hỗ trợ gia đình, giúp nhóm thành công, hoặc thể hiện bản thân, …
- Tác động: Nhìn thấy được sự tác động của công việc của bất kỳ ai trong nhóm đối với kết quả chung của cả nhóm.
Bên cạnh đó, nhóm nghiên cứu cũng phát hiện ra một số những biến số không thực sự kết nối với hiệu quả của nhóm:
- Vị trí (ngồi cùng trong một văn phòng)
- Ra quyết định dựa trên sự đồng thuận
- Sự hướng ngoại của các thành viên trong nhóm
- Thành tích cá nhân của các thành viên trong nhóm
- Khối lượng công việc
- Thâm niên
- Kích thước nhóm
Tuy nhiên vẫn cần lưu ý rằng, mặc dù những biến số này không thực sự tác động đến hiệu quả của nhóm tại Google nhưng điều đó không có nghĩa là chúng không quan trọng ở những tổ chức khác.