Đừng cố gắng quản lý thời gian

Chúng ta quá quen thuộc với khái niệm “quản lý thời gian”, tuy nhiên trên thực tế Thời gian là thứ không thể quản lý được. Ai cũng chỉ có 24 giờ mỗi ngày, dù thế nào thì thời gian vẫn trôi đi. Việc sử dụng khái niệm này khiến chúng ta một cách vô thức sa đà vào việc cố gắng kiểm soát thời gian. Theo đó, chúng ta có xu hướng lập ra những Thời gian biểu cho cả tuần, cả tháng; xếp sẵn công việc vào các khung giờ cụ thể. Ví dụ: Đọc sách lúc 9h-10h, Làm việc A lúc 11h, Làm việc B lúc 13h, Ngủ lúc 22h, …

Thoạt đầu nhìn có vẻ rất gọn gàng, rất “xịn”. Nếu bạn đã từng thử “quản lý thời gian” theo cách trên, cho phép tôi hỏi bạn, số lần mà bạn có thể bám sát được bảng Thời gian biểu đó là bao nhiêu lần? Thành thật đi, tôi cược là số lần bạn “vỡ kế hoạch” sẽ nhiều hơn rất nhiều (vì tôi cũng giống bạn :D). Không phải vì chúng ta “lười”, hay vì chúng ta “kém”, mà là bởi vì nhịp sống hiện nay không cho phép chúng ta có một lịch trình ổn định như vậy, có hàng tá việc phát sinh trong một ngày, đó là lẽ tự nhiên. Và khi không thể hoàn thành việc theo đúng lịch trình đã lập thì thường khiến chúng ta buồn bực, stress.

Bên cạnh đó, khi nỗ lực kiểm soát thời gian thất bại, khối lượng công việc tăng lên thì một số người lựa chọn cách là tăng số giờ làm việc, thậm chí có nhiều người làm việc >10 giờ 1 ngày, đó chỉ nên là phương án tạm thời. Chăm chỉ thôi chưa đủ, chúng ta cần làm việc “thông minh” hơn.

Tái định nghĩa “Quản lý thời gian”

Tôi cho rằng, quản lý thời gian chỉ đơn giản nằm ở từ khoá “HIỆU QUẢ”. Nghĩa là chúng ta cần trả lời câu hỏi “Làm thế nào để bỏ ra ít nguồn lực nhất nhưng lại mang lại nhiều giá trị nhất?”.

Khi chúng ta làm được nhiều việc hơn, tạo ra nhiều giá trị hơn trong cùng một khoảng thời gian, nguồn lực thì như thế có nghĩa là chúng ta dư dả nhiều thời gian hơn trước, đó chính là ý nghĩa của việc “quản lý thời gian”.

Lựa chọn đúng quan trọng hơn nỗ lực

Tôi quan sát có rất nhiều người chăm chỉ, họ luôn trong trạng thái bận rộn, theo bạn thì họ có năng suất không? Câu trả lời là: Chưa chắc.

Ví dụ, nếu bạn là một Quản lý nhưng cả ngày bạn chỉ chăm chăm làm công việc kỹ thuật giống như một nhân viên, lúc nào người khác nhìn vào cũng thấy bạn đầu tắt mặt tối. Rõ ràng là bạn rất bận, thế nhưng thực ra bạn lại đang không làm tốt vai trò Quản lý của mình.

Vấn đề không nằm ở khối lượng việc bạn làm, vấn đề nằm ở việc bạn có đang làm “đúng việc” không.

Hãy cùng tôi trả lời hai câu hỏi quan trọng sau đây.

Điều gì đáng để bạn ưu tiên?

Có phải mỗi ngày chúng ta đều có hàng tá công việc phải xử lý, và mỗi công việc này sẽ lấy đi của chúng ta rất nhiều nguồn lực như:

• Thời gian: Khoảng thời gian mà chúng ta cần dành ra để thực hiện công việc;
• Năng lượng: Để xử lý việc thì chúng ta cần sử dụng tay chân, hoặc trí não, về sinh học thì cơ thể chúng ta cần năng lượng để hoạt động. Hoạt động đến một mức nhất định chúng ta cần nghỉ ngơi để nạp năng lượng;
• Sự tập trung: Khi chúng ta làm việc A thì chúng ta không thể song song xử lý việc B, não bộ của chúng ta chỉ có thể tập trung xử lý 1 (vài) điều trong một thời điểm mà thôi.

Có thể thấy “chi phí” bỏ ra để xử lý mỗi công việc là rất “đắt đỏ”. Bởi vì như vậy, để trở nên hiệu quả thì câu hỏi đầu tiên chúng ta cần trả lời là “Điều gì đáng để tôi ưu tiên?“. Chúng ta không thể có đủ năng lượng, sự tập trung để làm mọi việc.

Câu hỏi này có thể dẫn bạn đến với một vài hạng mục công việc cụ thể nhưng cũng có thể là một vài mục tiêu, dự định trong tương lai, tuỳ thuộc vào mức độ rõ ràng và tầm nhìn bạn có đối với cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Tuy nhiên, dù thế nào thì nó cũng sẽ giúp bạn xác định được một hướng đi với sự ưu tiên rõ ràng hơn.

Lần đầu tiên tôi tự đặt cho mình câu hỏi này, tôi cũng không thể ngay lập tức có câu trả lời. Tôi đã phải suy ngẫm nhiều ngày, và thậm chí phải sử dụng đến một số kỹ thuật để khai thác những mong muốn sâu thẳm từ bên trong. Bởi vì như vậy tôi khuyên khích bạn nên dành thời gian đọc bài viết “Bạn đang sống vì điều gì?”. Và nếu có cơ hội mời bạn tham gia khoá học của tôi, với 2 ngày chuyên sâu tôi sẽ giúp bạn thiết kế một kế hoạch sự nghiệp khả thi và rõ ràng trong vòng 3-5 năm tới.

Nguyên lý Pareto chỉ ra rằng: “80% kết quả là nhờ 20% nguyên nhân gây ra”. Trong trường này chúng ta có thể hiểu, 80% giá trị được tạo ra nhờ hoàn thành 20% những công việc thực sự quan trọng.

Khi đã thực sự trả lời được câu hỏi phía trên, tôi cược rằng bạn sẽ loại bỏ được 80% những công việc bởi vì chúng không thực sự kết nối mật thiết với những gì bạn muốn ưu tiên.

Bạn có thể tham khảo thêm một số kỹ thuật giúp phân loại và quản lý công việc theo mức độ ưu tiên:

• Phương pháp ABCDE (Bryan Tracy)
• Ma trận Eisenhower
• Phương pháp GTD (David Allen)

Điều gì bạn cần dứt khoát nói không?

Việc xác định bạn sẽ “nói không” với điều gì cũng quan trọng như việc bạn “nói có” với điều gì.

Bạn cần nói không với những điều khiến bạn xa rời mục tiêu, không cần thiết và phí thời gian cũng như công sức – những công việc lẽ ra bạn không nên hoàn thành, hoặc lẽ ra bạn để người khác thực hiện thay bạn thì sẽ tốt hơn.

Ví dụ:

• Sa đà tranh luận trên MXH
• Những cuộc họp không có mục tiêu rõ ràng
• Những việc đồng nghiệp “nhờ làm hộ”
• Những cuộc hẹn “vô bổ”
• …

Một “danh sách những việc không làm” sẽ khiến bạn trở nên rõ ràng và thanh thản hơn, bạn không còn phải băn khoăn “có nên làm không” mỗi khi việc đó xuất hiện.

Đồng thời, danh sách này khiến công việc của bạn minh bạch hơn, cũng như mối quan hệ giữa bạn với đồng nghiệp và khách hàng được cải thiện, vì rằng bạn sẽ không còn phải đưa ra những lời hứa bạn không thể giữ.

Học cách quản lý Năng lượng và Sự tập trung

Chúng ta phải thừa nhận rằng chúng ta không thể kiểm soát thời gian, chúng ta cũng khó có thể kiểm soát được những vấn đề phát sinh ập đến, nhưng Năng lượng và Sự tập trung thì lại hoàn toàn có thể, chúng ta có thể kiểm soát chúng ở một mức độ nhất định, có lợi cho chúng ta.

Về năng lượng

Có nhiều nghiên cứu cho thấy là hiệu quả công việc ít liên quan đến số giờ làm việc mà liên quan nhiều hơn đến sự nghỉ ngơi.

Năm 2014, công ty mạng xã hội The Draugiem Group đã sử dụng một ứng dụng năng suất theo thời gian để nghiên cứu những thói quen nào đã làm những nhân viên có năng suất cao nhất khác với người khác.

Đáng ngạc nhiên là 10% số nhân viên xếp hạng cao nhất về năng suất lại không làm việc lâu hơn người khác, thậm chí họ còn không làm việc 8 giờ/ngày. Thay vào đó, bí quyết cho năng suất của họ là mỗi 52 phút làm việc tập trung, họ lại nghỉ 17 phút.

Một nghiên cứu ở Viện Công nghệ Illinois của Raymond Van Zelst và Willard Kerr năm 1951 cho hay là các nhà khoa học dành 25 tiếng mỗi tuần tại nơi làm việc là không hiệu quả hơn những người chỉ làm việc 5 tiếng.

Rõ ràng, không phải cứ chăm chỉ “cày cuốc” là tốt, hãy cùng điểm qua một vài gợi ý dưới đây.

Duy trì năng lượng ổn định

Có thể thấy, đặc điểm chung của những người làm việc năng suất là họ quản lý rất tốt “năng lượng”, họ cân đối giữa việc sử dụng năng lượng và nạp năng lượng.

Như vậy, điều đầu tiên cần lưu ý để trở nên hiệu quả là trước hết chúng ta cần có một Năng lượng dồi dào, cũng như khả năng duy trì và phân bổ Năng lượng một cách ổn định.

Có 3 yếu tố chính quyết định mức năng lượng của chúng ta:

• Thể chất: Hãy thử tưởng tượng bạn bị đứt tay, và nhiệm vụ của bạn là phải gõ 1 văn bản dài 30 trang A4, dù có quyết tâm đến mấy thì tôi tin là bạn chỉ ước có ai đó gõ thay bạn
• Cảm xúc: Hãy thử tưởng tượng hôm đó bạn cãi nhau với người yêu, có phải cả ngày hôm đó bạn sẽ uể oải, buồn chán chả muốn làm gì không?
• Tinh thần: Một người có tinh thần vững vàng khi gặp khó khăn sẽ bình tĩnh xử lý, ngược lại có thể sẽ “tá hoả” và làm hỏng mọi việc

Cả 3 yếu tố này tổng hoà lại sẽ tạo thành chiếc kiềng ba chân duy trì năng lượng của bạn. Đồng nghĩa nguồn năng lượng này sẽ ổn định nếu 3 yếu tố trên được “chăm sóc” và duy trì cân bằng. Chỉ cần 1 trong 3 yếu tố trên có vấn đề ngay lập tức nó sẽ ảnh hưởng đến những yếu tố còn lại.

Mỗi yếu tố này đều có những cách thức để “chăm sóc” khác nhau, bạn có thể tham khảo trong loạt bài:

• Những nguyên tắc cơ bản để luôn tỉnh táo
• Tạo môi trường kích hoạt cảm xúc tích cực
• Chăm sóc sức khoẻ tinh thần dành cho người bận rộn

Tận dụng “Giờ cao điểm”

Bên cạnh đó, cơ thể chúng ta có xu hướng hoạt động theo thói quen, vì vậy mức độ năng lượng của mỗi người thường sẽ thay đổi vào từng khung giờ trong ngày. Có những người làm việc buổi tối thì rất tập trung, nhưng có những người lại tập trung hơn vào sáng sớm. Mỗi người sẽ có một vài khung giờ đạt được trạng thái năng lượng tối đa. Tôi gọi đó là “Giờ cao điểm”.

Hãy xác định Giờ cao điểm của bạn và dành khung thời gian đó để giải quyết những việc quan trọng. Ngược lại, ở những khung giờ “thấp điểm” bạn có thể tận dụng để xử lý những việc lặt vặt.

Về sự tập trung

Chia thời gian thành những khoảng ngắn “siêu tập trung”

Não bộ chúng ta cần một khoảng thời gian nhất định để “khởi động” sự tập trung, và nó cũng chỉ có thể duy trì sự tập trung trong một khoảng thời gian nhất định.

Điều đó có nghĩa là, nếu chúng ta đang làm việc A, chúng ta chuyển sang làm việc B một lúc và khi chúng ta quay trở lại với việc A thì não bộ chúng ta sẽ cần thêm thời gian để bắt nhịp lại với việc A. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, chuyển đổi liên tục giữa các công việc khiến năng suất có thể giảm đến 40%, đồng thời khiến thời gian làm việc kéo dài thêm 50% và tỉ lệ phát sinh lỗi tăng thêm hơn 50%.

Bên cạnh đó, não bộ của chúng ta cũng không thể duy trì sự tập trung trong một khoảng thời gian quá dài. Nếu chúng ta chỉ làm 1 việc liên tục trong 1 thời gian dài thì sự tập trung cũng dần dần giảm xuống, đỉnh điểm có những lúc chúng ta sẽ có cảm giác mơ hồ, không rõ mình đang làm gì, làm đến đâu, thậm chí ngủ gục trên bàn làm việc.

Cách để cân bằng đó là xác định một khung thời gian vừa đủ, có thể 30 phút, 45 phút, tuỳ vào thói quen và tính chất công việc của bạn. Trong khung thời gian đó hãy xác định duy nhất một việc mà bạn dự định sẽ làm. Mọi công việc phát sinh khác đều sẽ được “trì hoãn” cho đến khi kết thúc khung thời gian đó.

Tôi khuyến khích bạn nên lựa chọn khung thời gian nhỏ hơn 30 phút, đây là quãng thời gian vừa đủ để hoàn thành một công việc cũng như không quá dài để ảnh hưởng đến những việc phát sinh, vẫn giữ được sự linh hoạt. Với những đầu công việc quá lớn thì tìm cách bẻ nhỏ để có thể hoàn thành trong khung thời gian đó. Bên cạnh đó nên duy trì các khung thời gian bằng nhau để tạo nhịp sinh học cho cơ thể.

Tôi thường dùng khung thời gian 30 phút, trong đó có 25 phút làm việc “siêu tập trung” và 5 phút nghỉ ngơi thư giãn. Bạn có thể tham khảo thêm chi tiết cách thực hiện trong bài viết “Tối ưu năng lượng và sự tập trung với kỹ thuật Pomodoro”.

Luôn đặt ra hạn chót

Bên cạnh đó việc xác định một thời hạn hoàn thành ngắn sẽ giúp não bộ tập trung hơn.

Luật Parkinson chỉ ra rằng: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó (Work expands so as to fill the time available for its completion).

Hãy thử nhớ lại hồi còn đi học, chắc hẳn bạn đã có ít nhất một lần “nước đến chân mới nhảy”. Chúng ta có vài tuần để ôn thi nhưng thường đến tuần cuối, thậm chí vài ngày cuối chúng ta mới thực sự học.

Trong công việc cũng vậy, nếu chúng ta không xác định một thời hạn hoàn thành cụ thể cho công việc thì nó sẽ có nguy cơ bị trôi đi hoặc tạm thời bị lãng quên vì những mối quan tâm khác xen vào.

Giải quyết việc theo nhóm

Có rất nhiều công việc có tính chất giống nhau, nếu chúng ta “gom” chúng lại và làm vào cùng một lúc thì chúng ta sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian chuyển đổi tính chất công việc.

Ví dụ như chúng ta có thể gom việc kiểm tra và trả lời những email không gấp vào cuối ngày thay vì cứ có email là chúng ta sẽ trả lời ngay. Hoặc sắp xếp các buổi họp vào buổi chiều để buổi sáng có thể tập trung xử lý công việc.

Xây dựng “hàng rào bảo vệ”

Thời đại này xung quanh chúng ta luôn tràn ngập thông tin, những thông tự tìm đến chúng ta thay vì chúng ta phải tìm kiếm chúng như trước đây. Hằng ngày có hàng ngàn thông báo từ các ứng dụng trên điện thoại, hàng chục email, cuộc gọi ập đến. Nếu không thực sự tỉnh táo thiết lập cho mình một “hệ thống phòng vệ” thì rất có thể chúng ta sẽ bị ngộ độc thông tin.

Vì vậy, để có thể đạt trạng thái “siêu tập trung” hãy xây cho mình một “hàng rào bảo vệ” vững chắc.

Bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau:

• Tắt tuỳ chọn thông báo trên từ các ứng dụng ít quan trọng, chỉ để lại các ứng dụng liên quan trực tiếp đến công việc như Email, ứng dụng chat công việc
• Nghe nhạc khi làm việc để tránh các tiếng ồn, câu chuyện phiếm gây sao nhãng
• Bật chế độ “không làm phiền” và chế độ tự động trả lời khi đang tập trung
• Để điện thoại ngoài tầm mắt
• Chuẩn bị trước một vài câu “từ chối” để sử dụng khi cần

Lời kết

Tôi đã mất vài năm loay hoay cố gắng quản lý thời gian, có những lúc tôi tự trách bản thân mình vì sao lại kém cỏi như vậy, vì sao không tuân thủ được các lịch đã đặt ra, thế nhưng khi thực sự hiểu vấn đề nằm ở đâu thì mọi thứ trở nên vô cùng dễ dàng.

Đừng cố gắng kiểm soát thời gian, đừng lúc nào cũng bận rộn, thay vào đó hãy thử chậm lại một chút và suy nghĩ xem đâu là những điều thực sự quan trọng đối với cuộc đời mình. Sau đó, hãy học cách quản lý năng lượng và sự tập trung để từng bước hoàn thành những việc quan trọng đó.

Nếu bạn đã thử và thấy mình trở nên hiệu quả hơn, hãy chia sẻ câu chuyện của mình trong mục bình luận bên dưới nhé.