Ngày nay, từ khoá “Team” được dùng khá phổ biến, thậm chí nó còn được dùng trong cuộc sống hằng ngày chứ không chỉ trong công việc. Cũng chính vì quá phổ biến như vậy nên việc sử dụng sai ý nghĩa là việc thường xuyên bắt gặp. Tuy nhiên, đã giữ vai trò Quản lý, Lãnh đạo hoặc làm việc trong nền kinh tế tri thức thì tôi cho rằng việc hiểu đúng là điều bắt buộc.
Team là gì?
Trong tiếng Việt, chúng ta thường dùng từ “nhóm” để nói về bất kỳ nhóm người nào, từ một nhóm bạn, một nhóm cùng chơi thể thao, cho đến một nhóm dự án, … Tuy nhiên trong tiếng Anh thì các khái niệm được phân biệt khá rõ ràng:
- Team (tạm dịch là “Đội nhóm”): Một nhóm người có chung mục tiêu, có sự phụ thuộc lẫn nhau rất cao – họ lập kế hoạch làm việc, giải quyết vấn đề, ra quyết định và xem xét tiến độ phục vụ một mục tiêu cụ thể. Các thành viên trong nhóm cần nhau, bổ trợ nhau để hoàn thành công việc, Họ vừa chịu trách nhiệm ở cấp cá nhân vừa ở cấp nhóm. Kết quả là kết quả chung. Ví dụ: Một đội bóng.
- Group (tạm dịch là “Hội nhóm”): Một nhóm người có chung mối quan tâm nhưng thường có mục tiêu riêng, trách nhiệm dừng ở cấp độ cá nhân. Ví dụ: Một nhóm cùng thích đá bóng.
- Work Group (tạm dịch là “Nhóm làm việc”): Một nhóm cùng làm một công việc, độ phụ thuộc lẫn nhau khá ít. Chúng dựa trên hệ thống phân cấp tổ chức hoặc quản lý. Các Work group có thể gặp nhau định kỳ để nghe và chia sẻ thông tin. Ví dụ: Một nhóm các trọng tài trong một trận đấu bóng.
Bởi vì như vậy, trong bài viết này tôi sẽ dùng khái niệm tiếng Anh “Team” để tránh sự nhầm lẫn.
Theo Katzenbach và Smith trong bài viết The Discipline of Teams đăng trên HBR, có 05 yếu tố tạo nên một Team:
- Có chung sự cam kết và mục đích
- Có mục tiêu cụ thể
- Có đủ kỹ năng (bổ khuyết lẫn nhau)
- Cam kết với kết quả chung
- Cùng chia sẻ trách nhiệm giải trình
11 gợi ý giúp Team trở nên hiệu quả hơn
Dưới đây là một vài gợi ý bạn có thể tham khảo và thực hiện ngay để giúp Team trở nên hiệu quả hơn.
1/ Làm rõ lí do Team tồn tại
Mục đích của Team là thứ kết nối các thành viên lại với nhau. Bởi vì như vậy nó cần phải rõ ràng, và tốt hơn hết nó nên thoả mãn 2 điều kiện:
- Hàm chứa sự cấp bách: Sự cấp bách sẽ thôi thúc mọi người gắn kết với nhau và cam kết với mục tiêu chung hơn. “Không phải bây giờ thì không bao giờ”.
- Kết nối với mỗi cá nhân: Khi tìm ra được sợi dây liên kết bền chặt giữa mục đích Team và những vấn đề mang tính cá nhân thì các thành viên sẽ cảm thấy mình thực sự là một phần của Team.
2/ Có đòi hỏi tiêu chuẩn hiệu suất và đường hướng rõ ràng
Rất nhiều Team khởi đầu với mục đích rất tốt, tất cả các thành viên đều hừng hực khí thế, nhưng đến khi bắt tay vào thực hiện thì họ thực sự “không biết phải làm gì”.
Có mục đích thôi chưa đủ, Team còn cần được định một hướng đi rõ ràng để đạt được mục đích đó. Đồng thời những tiêu chuẩn đầu ra hoặc tiêu chuẩn về hiệu suất cũng nên được đề cập ngay từ đầu.
Cần tránh tư duy “cứ lập team đã rồi làm gì thì tính sau” – tư duy này thể hiện sự thiếu trách nhiệm cũng như thiếu tầm nhìn của người lãnh đạo. Nếu trong một thời gian dài loay hoay, mông lung với đường hướng mà không tìm được câu trả lời, các thành viên trong team sẽ dần dần mất ý chí chiến đấu.
3/ Chọn những người đủ năng lực
Một tư tưởng được truyền bá khá rộng đó là Thái độ quan trọng hơn Kỹ năng và Hiểu biết, tôi cho rằng tư tưởng này chỉ giống như một liều “thuốc giảm đau” cho những Team thiếu người được việc cũng như những cá nhân chưa có đủ năng lực.
Tôi đã từng thấy nhiều Team làm việc với nhau rất nice, chủ động, chăm chỉ, … nhưng hỡi ôi, không thấy kết quả đâu, như vậy Team đâu còn phát huy được đúng ý nghĩa của nó. Hơn nữa, thái độ chỉ là vẻ bề ngoài, hoàn toàn có thể “pha ke” được.
Đồng ý rằng, một số đặc điểm về nhân cách khá quan trọng, ví dụ: Tự trọng, tôn trọng, cởi mở, chính trực, .., đặc điểm nào là “bắt buộc” phải có thì cũng tuỳ thuộc vào phong cách của từng Team. Bên cạnh đó, những yêu cầu về kỹ năng, hiểu biết cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng, đặc biệt là những kỹ năng về cộng tác liên cá nhân, và những kỹ năng chuyên môn.
Hãy thử tưởng tượng, một đoàn leo núi, một đội bóng dự thi World Cup, một tiểu đội cảnh sát giải cứu con tin, … tất cả họ để hoàn thành sứ mệnh của mình đều cần có đủ năng lực, nếu không sẽ gây ra hệ quả vô cùng lớn.
Trên thực tế, khi Team bắt tay vào việc thì mới phát hiện ra thiếu hụt năng lực ở đâu. Việc này cũng là bình thường, vì vậy ngoài việc cân nhắc kỹ lưỡng trước khi thành lập Team thì cũng chuẩn bị tâm thái sẵn sàng cho những sự điều chỉnh khi cần thiết. Bạn cũng có thể tuyển những người có tố chất tốt để phát triển song song, tuy nhiên cần phân biệt rõ, tránh nhầm lẫn Tố chất với Thái độ.
4/ Lưu ý cuộc họp mặt đầu tiên
Ấn tượng ban đầu bao giờ cũng sâu sắc, bởi vì như vậy hãy tận dụng tốt cuộc họp mặt đầu tiên của Team để tạo ra những ấn tượng tốt đẹp.
Phần lớn những xung đột trong Team đều xuất phát từ những khác biệt về quan điểm, tính cách. Bạn có thể tận dụng cuộc họp đều tiên để thu hẹp khoảng cách giữa các thành viên bằng cách khuyến khích sự chia sẻ, tìm hiểu lẫn nhau, cùng bàn sự kết nối giữa sứ mệnh của Team với mỗi cá nhân, kỳ vọng và mục tiêu của mỗi người.
5/ Thiết lập “Thoả thuận nhóm”
Thoả thuận nhóm giống như một bản hợp đồng giữa các cá nhân trong Team, qua đó tất cả các thành viên trong Team cùng đồng thuận với một số quy định chung của Team. Chính nhờ sự rõ ràng này sẽ giúp Team tránh được những xung đột cá nhân, cũng như hướng vấn đề sang hành động thay vì đánh đồng nó với tính cách cá nhân.
Xây dựng thoả thuận và duy trì nó thế nào cũng là một việc phức tạp. 90% những Team mình biết thì đều không làm tốt việc này, chủ yếu họ chỉ có những thoả thuận ngầm, thậm chí mỗi người hiểu một kiểu. Có những Team cũng viết ra những sau một thời gian thì không ai còn nhớ đến nó nữa.
Một số hạng mục có thể cân nhắc đưa vào thoả thuận nhóm như:
- Các giá trị của Team và hành vi thể hiện giá trị đó
- Quy tắc giao tiếp
- Quy tắc ra quyết định
- Các lịch sinh hoạt
- Tiêu chuẩn chất lượng
6/ Nhanh chóng có chiến thắng
Khi Team mới thành lập thường thì các thành viên sẽ khá hưng phấn và tập trung. Tuy nhiên theo thời gian nếu những nỗ lực của Team không tạo ra được kết quả tương xứng thì sự hưng phấn đó sẽ giảm dần đi và thay thế bằng sự lo lắng, sa xút ý chí chiến đấu, thậm chí sẽ có người rời nhóm.
Hãy tìm cách để Team nhanh chóng có được chiến thắng dù là nhỏ nhất, hãy cùng nhau ăn mừng chiến thắng và cũng phản tư về chiến thắng đó.
7/ Liên tục đưa ra những thách thức mới
Ngược lại với những Team chậm tạo ra kết quả thì một số Team lại “ngủ quên trên chiến thắng”. Họ chuyển từ trạng thái tự tin sang tự cao, chủ quan, đôi khi họ cũng rơi vào trạng thái “chán” vì mọi thứ quá dễ dàng.
Để giữ Team luôn phát triển liên tục hãy cung cấp cho Team những thông tin mới thường xuyên về những thách thức mới phát hiện ra, về thế giới bên ngoài đang thay đổi thế nào. Việc này sẽ giữ Team ở trạng thái đủ khiêm tốn để học hỏi và đủ tự tin để chiến đấu.
8/ Dành thời gian bên nhau
Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, các Team có mối quan hệ ngoài công việc tốt thì thường làm việc hiệu quả hơn, ăn ý hơn, tin tưởng nhau hơn. Điều này cũng hợp lý đó là bởi vì sự gần gũi ngoài cuộc sống giúp Team xây dựng sự thân thiết, cảm giác an toàn và sự tin tưởng, từ đó có được sự cởi mở chia sẻ và lắng nghe hơn trong quá trình cộng tác.
Ngoài những thời gian nói với nhau về công việc, hãy tạo thêm những không gian gần gũi để thực sự kết nối với nhau về mặt cảm xúc, hiểu hơn về cuộc sống của nhau.
9/ Khai thác các phản hồi tích cực
Trong quá trình cùng cộng tác để tiến đến mục tiêu, chắc hẳn các Team đều trải qua những cảm xúc lúc thăng, lúc trầm. Những cảm xúc tích cực khi vượt qua được một thử thách nào đó, cũng như những cảm xúc tiêu cực khi gặp khó khăn, thất bại, xung đột.
Một cách tự nhiên thì tâm lý con người thường bị in hằn những cảm xúc tiêu cực một cách rõ nét hơn những cảm xúc tích cực. Chính vì như vậy, để duy trì tinh thần tích cực trong Team, hãy tận dụng những thời điểm Team có kết quả tốt để tạo những dấu ấn tích cực cho Team.
Có một số cách phổ biến như: Tặng thưởng, vinh danh, ăn mừng, ghi nhận trong các buổi họp. Ngoài ra, một số Team thường sử dụng kỹ thuật “Neo cảm xúc” như một kỹ thuật mang tính hỗ trợ để lưu giữ cũng như kích hoạt những cảm xúc tích cực. Ví dụ: Cả Team cùng hô to một khẩu hiệu ăn mừng chiến thắng.
Dù thực hiện theo cách nào thì bạn hãy lưu ý hướng đến việc củng cố những động lực nội sinh của Team, giúp Team cảm nhận được sự thành công là xứng đáng với nỗ lực và năng lực của họ, đó mới là phần thưởng quan trọng nhất, và là động lực để họ tiếp tục phấn đấu với những mục tiêu cao hơn.
10/ Phát triển kỹ năng cộng tác
Đặc trưng của một Team đó là tính đa dạng trong năng lực, các thành viên cần có nhau để đạt được mục tiêu, bởi vì như vậy nếu các cá nhân không có năng lực cộng tác thì không thể phát huy sức mạnh của Team – sức mạnh của “Trí tuệ tập thể”.
Kỹ năng cộng tác nghe thì đơn giản nhưng nó lại là sự tổng hoà của tương đối nhiều năng lực khó, điển hình như:
- Trí tuệ cảm xúc
- Tư duy giải quyết vấn đề
- Tư duy phản biện
- Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, đặt câu hỏi, thuyết trình, thuyết phục, thảo luận
- Hiểu biết chuyên môn, hiểu biết ngành/lĩnh vực
11/ Giữ Team đủ nhỏ và ổn định
Để đạt đến trạng thái Hiệu suất cao thì trước đó Team sẽ phải trải qua các trạng thái Hình thành, Xung đột, Ổn định. Team sẽ liên tục trải qua các trạng thái này giống như một vòng xoáy ốc cho đến khi các thành viên thực sự gắn kết với nhau.
Trong khi đó, về bản chất thì mỗi thành viên trong Team là một cá thể độc lập, họ có những đặc tính khá riêng biệt, từ giới tính, niềm tin, trải nghiệm, cho đến năng lực rất đa dạng. Vì vậy mỗi khi Team có thêm thành viên mới thì gần như Team sẽ phải quay trở lại cá trạng thái mà trước đó nó đã trải qua. Ví dụ cả Team đều quen với văn hoá “Đúng hẹn”, khi thành viên mới chưa quen với văn hoá này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm và gây ra xung đột với một số thành viên trong nhóm.
Ngoài ra, khi Team có đông thành viên hơn thì độ phức tạp trong quản trị và giao tiếp lại tăng lên. Hãy thử làm toán một chút về số lượng kênh giao tiếp tương ứng với số lượng thành viên, khi ấy:
- Nếu nhóm có 2 nhân sự: 2 kênh giao tiếp
- Nếu nhóm có 3 nhân sự: 6 kênh giao tiếp
- Nếu nhóm có 4 nhân sự: 24 kênh giao tiếp
- Nếu nhóm có 5 nhân sự: 120 kênh giao tiếp
- Nếu nhóm có 9 nhân sự: 36.288 kênh giao tiếp
- Nếu nhóm có 10 nhân sự: 3.628.800 kênh giao tiếp
Nhiều chuyên gia và nhà lãnh đạo tán thành từ 3 đến tối đa 9 người là phù hợp để đảm bảo được sự cộng tác hiệu quả trong Team.
Kết
Hiểu rõ khái niệm “Team” giúp chúng ta đặt đúng kỳ vọng cũng như có những cách tiếp cận đúng đắn hơn trong công việc quản lý nhóm.
Để thực sự hiểu sâu hơn các nguyên lý, nguyên tắc cũng như những vấn đề cốt yếu cần quan tâm trong Quản lý nhóm, hãy tìm hiểu thêm các bài viết trong chuỗi bài bàn về Quản lý nhóm dưới đây bạn nhé:
- 6 vấn đề phổ biến trong quản lý nhóm
- Quá trình phát triển và suy tàn của một Team?
- Cần lưu ý gì khi xây dựng một Team từ đầu?
- Tổ chức buổi họp nhóm đầu tiên như thế nào?
- Các kỹ thuật cơ bản giúp nhóm cộng tác hiệu quả
- Đặc trưng của Agile Team?
- Lãnh đạo theo phong cách “phụng sự”
- Có phải Team càng đông thì càng năng suất?